안녕하십니까? 학교생활기록부 종합 지원센터입니다.

귀하께서 학생부 종합 지원센터를 통해 질의하신 내용에 대한 검토 결과를 다음과 같이 알려드립니다.

귀하의 질의 내용은 ‘졸업생 개명 시 서류의 원본 여부, 2002년 이전 졸업생이 정정 절차’에 대한 것으로 이해됩니다.

「2021 학교생활기록부 기재요령」에 다음과 같이 명시되어 있습니다.

(고_37~38쪽) 

가. 학생정보가 변경된 경우 증빙서류를 첨부하여 학교생활기록부 정정대장을 통하여 정정한다.

※ 재학생 및 졸업생의 개명(표기방식 변경 포함)으로 인한 정정은 이를 증빙할 수 있는 서류(학생 본인의 개명 이력이 표기된 주민등록초본 또는 기본증명서, 여권 등)를 근거로 함.

※ 신입생은 학생정보 중 학생 본인의 개명(표기방식 변경 포함)만 학교생활기록부 정정대장을 작성하여 정정함.

※ 2, 3학년의 학생정보 정정과 졸업생의 인적사항 정정은 증빙서류를 근거로 학업성적관리위원회 심의 없이 학교생활기록부 정정대장을 작성하여 정정함.

(고_142~143쪽)

가. 당해 학년도 이전의 학교생활기록부 입력 자료에 대한 정정은 원칙적으로 금지하나 객관적인 증빙자료가 있는 경우에 한해서 학업성적관리위원회의 심의 절차를 거쳐 학교생활기록부를 정정할 수 있다. 다만, 인적･학적사항의 ‘학생정보’의 정정은 학업성적관리위원회의 심의 절차 없이 증빙자료만으로 학교생활기록부를 정정할 수 있다.

나. 입력자(사용자)는 그 입력 내용에 대하여 책임을 져야 하며 잘못된 자료가 발견된 경우에는 자료입력 당시 사용자가 자료검사에 대한 책임을 가지며, 발견 학년도의 담임교사가 정정한다. 정정입력이 완료되면 입력 내용을 출력하여 그 출력물과 각종 보조자료의 내용과 대조⋅확인 작업을 실시하여 이상여부를 확인한다.

라. 전산으로 관리되지 않은 졸업생의 수기 학교생활기록부의 정정은 학교생활기록부 원본에 두 줄을 긋고 정정하여 학교장의 날인을 받으며, 관련 증빙서류는 수기 학교생활기록부 출력물 뒤에 첨부하여 보관한다. 이때, 학교생활기록부 정정대장은 별도로 작성하여 학년도 말에 출력한 학교생활기록부 정정대장에 합철하여 보관한다.  

이에 따라

1. 기재요령상 졸업생 개명 시 서류가 반드시 원본이어야 하는 규정은 없으나 원본을 권장드리며, 팩스 민원을 요청한 기관에서 원본임을 확인 받은 경우에는 원본대조필한 후 처리도 가능함을 안내하여 드립니다. 2. 전산으로 관리되지 않은 졸업생 정정은 기재요령 141쪽 '별표 10의 1.학교생활기록부 정정대장' 양식을 활용하여 학교 학업성적관리위원회의 심의 절차를 거친 이후(제7조의 학생정보란 정정은 제외) 수기 정정대장(4단 결재) 작성 및 증빙서류를 준영구 보관해야 합니다. 따라서 관련 증빙자료를 근거로 수기 정정대장을 작성하였다면, 졸업생의 학교생활기록부 원본에 두 줄을 긋고 정정하여 학교장의 날인을 받아 정정 처리를 마무리합니다. 또한, 별도로 작성한 수기 정정대장 및 증빙서류는 학년말 나이스에서 출력한 정정대장과 합철하여 준영구 보관하시면 됩니다.

귀하의 질의에 대한 답변은 위와 같으며, 추가 설명이 필요한 경우 학생부 종합 지원센터(☏.02-559-8091～3)로 연락주시면 친절히 안내해드리도록 하겠습니다. 감사합니다.